Pasos para crear tu propia agencia de eventos

Pasos para crear tu propia agencia de eventos
Organizar eventos requiere de tres cosas básicas: contactos, un ‘colchón’ financiero y capacidad de sacrificio a prueba de bombas. Es por eso que es importante el conocer los pasos para crear tu propia agencia de eventos, sin orden, tus planes pueden descarrilarse.

Las agencias de organización de eventos cuentan una demanda real por parte de empresas y particulares y, por lo tanto, un mercado amplio. Prácticamente no existen barreras de entradas y, en principio, cualquier persona puede dedicarse a organizar eventos, siempre y cuando tenga las características necesarias: mente creativa, capacidad de organización, actitud comercial, vocación de servicio y empatía.

La otra cara de la medalla es que el intrusismo representa un problema de calado en este sector. En general, no se requieren inversiones costosas para empezar esta actividad. La organización de eventos puede ser rentable a muy corto plazo, o sea a la finalización de cada evento, con márgenes brutos medios que oscilan entre el 10% y el 30% sobre la facturación total de los servicios subcontratados. Asimismo, esta profesión permite un alto grado de independencia y constituye un excelente trampolín para las relaciones humanas.

Actualmente nos encontramos con un sector muy atomizado y fragmentado, en el que compiten unas pocas grandes agencias y muchas pequeñas, en general desligadas entre ellas.

El experto Eric Mottard, CEO y fundador de Evento plus, plataforma de referencia de agencias, espacios y proveedores para eventos, considera que, tras los años duros de la crisis, nos encontramos en un buen momento. Eso sí, ha tenido lugar una transición hacia el fortalecimiento del evento en su vertiente estratégica, como potente herramienta de comunicación. Por lo tanto, el rol del organizador de eventos debe ir mucho más allá de una mera producción o coordinación, para centrarse en aportar auténtico valor al cliente.

Es primordial que conozcas y aclares los siguientes puntos antes de iniciar tu agencia de eventos:

Qué servicios ofrecer

  • Eventos sociales para particulares: bodas, fiestas, cumpleaños, despedidas.
  • Eventos corporativos para empresas: incentivos, motivación, reuniones, presentaciones, congresos, lanzamiento de productos.
  • Eventos públicos para instituciones, organismos, asociaciones: espectáculos, conciertos, exposiciones, fiestas patronales.

La gestión de los proveedores

Los proveedores habituales de una empresa de organización de eventos son:

  • Lugares y locales: restaurantes, hoteles, salas y salones, fincas.
  • Comida y bebida.
  • Preparación del lugar: mobiliario y accesorios, diseño y decoración, material decorativo.
  • Profesionales para eventos: artistas, conferenciantes, azafatas, fotógrafos, etc.
  • Equipos y servicios técnicos: audiovisuales, medios especiales.
  • Transporte: autocares, agencias de viajes.
  • Servicios de apoyo: publicidad y relaciones públicas.

 

Pasos para crear tu propia agencia de eventos: Cómo ampliar el negocio

La organización dentro de una agencia de eventos abarca muchas actividades y pasos. Esto hace que entren en juego muchas empresas y servicios. Si puedes aprovechar los puntos comunes que tiene este negocio con otros sectores, estarás en condiciones de ofrecer mejor servicio y redistribuir riesgos. Hay varias posibilidades para ampliar el negocio:

Imagen y publicidad: no te limites a actos de lanzamiento de productos. Si te ganas la confianza del cliente y demuestras tu capacidad, podrás también participar en la campaña publicitaria de la presentación del producto.

Comunicación: puedes aprovechar para ayudar a tus clientes en su relación con los medios y ofrecerles ser su gabinete de prensa.

Fuerza de ventas: ofertar un apoyo a la fuerza de ventas de una empresa, no sólo para un evento sino de forma continuada, es una forma de diversificar que te permite, además, crear mejores vínculos con el cliente.

Productos propios: tendrás que delegar gran parte de tus servicios, pero puedes ofrecer productos de elaboración propia para incrementar el margen de beneficio: fotografías o vídeos de un acto, presentaciones en Power Point para empresas, diseño de páginas web y contratación de hoteles.

Todainfo.com

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